Eventos Corporativos: qual a estrutura necessária para organizar o seu

Realizar um evento corporativo pode ser uma ação desafiadora à primeira vista, e não por falta de motivos. Existem muitas preocupações envolvidas, como na produção de qualquer tipo de evento, mas ainda existem pensamentos adicionais: como tornar esse evento um marco na vida dos participantes? Como realmente transformá-las após participarem dele? Como gerar o desejo de uma nova edição?

Por se tratar de algo corporativo, existem fatores que vão além de um evento com foco no entretenimento. É preciso atingir a consciência de um público que deve se engajar ainda mais com toda a atmosfera do evento, e só assim será possível gerar a transformação que você deseja proporcionar.

Seja com uma reunião de equipe ou um grande seminário, todos os envolvidos buscam a mesma coisa nos eventos corporativos: conexão, troca e evolução. Você pode proporcionar isso se tiver uma boa ideia definida, e, principalmente, tudo descrito do que será necessário. Por isso, recomendamos a sequência dessa leitura, pois iremos explicar melhor cada elemento do seguinte checklist para realizar seu evento corporativo:

Infraestrutura de rede
Espaços de recepção e realização
Equipamentos
Fatores de engajamento

Infraestrutura de Rede necessária para receber um evento

Antes de tudo, uma das preocupações que não devem ficar aquém do primeiro lugar é justamente os cuidados com uma infraestrutura robusta, capaz de manter todos os participantes 100% conectados o tempo todo.

Nos tempos atuais, onde tudo passa pelas redes sociais e os meios de comunicação são majoritariamente dependentes da Internet, é indispensável buscar opções que possam garantir conexão em tempo integral com a rede.

Nesse aspecto, existem fatores que fogem do controle, como cobertura de operadoras. Para contornar esse tipo de situação, o que deve ser feito é oferecer conectividade Wi-Fi para todos os equipamentos, cabeamento disponível para prover melhor qualidade na conexão para os principais computadores e uma rede elétrica bem distribuída para que dispositivos possam ser energizados.

Dessa forma, você assegura que o máximo de participantes estejam totalmente conectados, e sem risco de ficarem offline e perderem a chance de fazerem um stories mostrando como está incrível o seu evento.

Espaço, ambiente e conforto ideal para encontros corporativos

Pensar no digital é essencial, mas jamais podemos esquecer do físico e daquilo que faz bem para corpo, alma e mente. Por mais que estar online é quase uma necessidade, é indispensável o cuidado com estar bem ambientado e confortável ao longo de qualquer evento.

Imagine um evento onde todos devem ficar o tempo inteiro em pé, em locais sem atrativos visuais para relaxar o trabalho cerebral. Esse cenário é desfavorável para uma boa experiência, pois desencadeia a sensação de cansaço, tédio e desconforto. Nesse rumo, o evento não irá se tornar algo agradável para quem estiver participando.

Em contrapartida, pense na diferença que é participar de um evento onde você pode sentar quando se sentir cansado, tem a opção de sair para relaxar a mente, e conseguir absorver melhor o evento graças aos cuidados com a ambientação proporcionada. Esse é o caminho para que o participante tenha uma melhor experiência, sinta-se bem recebido e desperte uma boa troca com o conteúdo e conhecimento compartilhado.

Por isso, tão importante quanto pensar na disposição de rede para todos estarem conectados com a Internet, é fundamental pensar na conexão física, que aflora justamente o mais genuíno engajamento possível: da boa experiência e repercussão positiva dentro do círculo social de cada participante.

Equipamentos precisos para um evento corporativo

Conexão, OK. Você já sabe com o que deve se preocupar para conectar seu público com o online e com o offline do evento. Mas, ainda é preciso se preocupar com mais um detalhe: qual aparelhagem você imagina que será necessária para um evento corporativo?

Existem alguns que são indispensáveis, como televisores, sonorização, refrigeração ambiente e iluminação. É importante averiguar com o local onde desejar alocar seu evento o que já é disponibilizado e o que terá de conseguir por fora.

Um cuidado importante é com a qualidade de cada equipamento e com o suporte técnico prestado pelos fornecedores contratados. Qualquer problema deve ser resolvido rapidamente, e todos os convidados devem estar confortáveis com a estrutura presente.

Todos esses fatores serão valiosos no que diz respeito a como suas atrações irão se expressar, compartilhar conhecimento e fazer valer todo o evento em torno delas. Por isso, não pense em economias; pense em fazer cada detalhe ser inesquecível e bem vivido por seus convidados.

Como tornar um evento corporativo um sucesso

Com todas essas dicas, insights e orientações, você sabe que o norte para realizar um evento corporativo passa pela conexão (on e offline) e pelos equipamentos mais importantes para que todos os envolvidos aproveitem dessa conexão da melhor forma.

Mas, isso ainda não garante o sucesso do evento. Inclusive, quem dera fosse! Para um evento corporativo ser um sucesso e ser, de fato, proveitoso, você precisa pensar nas pessoas, quais dores elas possuem hoje e como a sua ação poderá mostrar a cura para esse problema.

Pessoas são movidas pela necessidade de resolver um problema, e você trazer a cura é uma forma de convergir pessoas que a buscam. Seja uma equipe corporativa que está com problemas de relacionamento e produtividade, ou um grupo de pessoas que vieram de diversos lugares na busca de descobrir novas diretrizes a partir de uma nova pesquisa clínica. Ao ofertar a solução certa e promissora, e divulgando isso com força e crença, você estará mirando em um público com grande potencial para aproveitar de seu evento.

Já na “hora da verdade”, mantenha esse pensamento: as pessoas precisam da solução que estão buscando para algo que é difícil para elas hoje. Por isso, humanize o tratamento, demonstre empatia nos detalhes e traga profissionais que entendam disso para criar um ação de troca única e significativa pros envolvidos.

E fornecer o máximo possível para que um evento corporativo seja um sucesso é exatamente o que a Fazenda Verde propõe. O Complexo Master Mind engloba diversas salas, salões e ambientes projetados e pensados na imersão completa de cada participante, atendendo os principais requisitos para que ele seja um sucesso inesquecível.

Aqui, você encontra a conectividade cibernética, para manter todos os dispositivos conectados com uma internet de alta velocidade, e a humana, para que todos os presentes possam viver um momento de troca e evolução. Além disso, a pousada dispõe dos equipamentos mais essenciais e vai além, com acomodações para prover conforto e bem-estar. Nosso maior segredo, no entanto, está no exterior: uma viva e pulsante Mata Atlântica à beira-mar, recebendo um verdadeiro polo corporativo onde seu evento respira e inspira um ar puro, refrescante e capaz de desbloquear a melhor parte da essência dos envolvidos.

Somando todas nossas orientações de como estruturar seu evento corporativo, nossas dicas para torná-lo um sucesso e também o que a Fazenda Verde disponibiliza, você já deve ter ideia de qual próximo passo deve ser dado: descobrir todas as informações que você precisa para trazer seu próximo evento para a Praia do Rosa.

“Descubra o novo polo corporativo no Brasil”